Aarhus Havns privatlivspolitik

1. Generelt
Denne politik om behandling af personoplysninger ("Privatlivspolitik") beskriver, hvordan Aarhus Havn indsamler og behandler personoplysninger om dig i et eller flere tilfælde:

1. Når du færdes på havnens område – herunder i Havnecenteret
2. Når du er kunde hos Aarhus Havn
3. Når du benytter vores hjemmeside
4. Når du kommunikerer med os via mail eller anden skriftlig henvendelse
5. Når du modtager vores nyhedsbrev, pressemeddelelse eller abonnerer på den digitale version af RePORTagen.

Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler via hjemmesiden eller andre kilder som følge af din relation til Aarhus Havn.

Aarhus Havn er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Aarhus Havn vedr. dine persondata kan ske via kontaktoplysningerne anført under punkt 6.

Vi benytter cookies på hjemmesiden bl.a. for at optimere din brug af vores hjemmeside, hvilket er beskrevet i vores cookie-politik.

1.1 Hvad er personoplysninger?
En personoplysning er en information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.

Personoplysninger kan for eksempel være personnummer, registreringsnummer, et foto, et fingeraftryk, en stemme eller biologisk materiale, der ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger gør det muligt at identificere en person. Dvs. når der er tale om oplysninger, som er "personhenførbare".

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi og med hvilket formål
2.1 Når du færdes på havnens område – Videoovervågning og adgangskort
Som led i Aarhus Havns adgangskontrol og videoovervågning indsamles, behandles og opbevares personoplysninger om de personer, der færdes på området. Det gælder både personer med fast adgang til området og i Havnecenteret, herunder personer der er ansat af havnens lejere eller andre samarbejdspartnere, og personer, der lejlighedsvist får adgang.

Aarhus Havn er dataansvarlig for disse behandlinger.

Personer med fast adgang til havnen får udstedt et adgangskort eller benytter en privat Brobizz. (Aarhus havn udleverer ikke Brobizz). Følgende personoplysninger opbevares i forbindelse med udstedelse af adgangskort/brug af privat Brobizz: Navn, foto, firmanavn, telefonnummer, mailadresse, registreringsnummer, adgangsrettigheder samt dato for oprettelse. Der vil løbende ske logning af færden ved brug af adgangskort/Brobizz.

Adgangskontrol er nødvendig for at sikre, at alene personer med lovligt ærinde til havnen/Havnecenteret kan få adgang.

I forbindelse med havnens videoovervågning, vil der kunne ske optagelser af personers adfærd og færden.

I forbindelse med havnens udleverede adgangskort til der ske logning af adfærd og færden for det enkelte kort.

Videoovervågning og adgangskort er nødvendig for at leve op til ISPS kravene om havnesikring.

Hjemlen til ovenstående behandlinger findes i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c eller d.

2.2. Når du er kunde hos Aarhus Havn
Når du bestiller en ydelse hos os eller modtager et tilbud fra os: Vi indsamler oplysninger om dit navn, hvilken virksomhed du repræsenterer, telefonnummer, betalingsmåde, oplysninger om hvilke ydelser, du bestiller, leveringstidspunkt og -måde. Formålet med denne behandling er, at vi kan levere tilbudte eller aftalte ydelser, og for i øvrigt at opfylde den aftale vi har indgået med dig/den virksomhed du repræsenterer, herunder for at kunne administrere dine rettigheder til at reklamere.

Hjemlen til ovenstående behandlinger findes i persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra e.

2.3 Når du besøger vores hjemmeside
Vi indsamler automatisk oplysninger om dig og din brug af Aarhus Havns hjemmeside, når du besøger denne, såfremt du har accepteret cookies. Dette er f.eks. oplysninger om din IP-adresse, hvilken type browser du bruger, hvilke sider du besøger, hvilke links du aktiverer og generelt hvordan du bevæger dig rundt på hjemmesiden og hvordan du bruger den. Formålet er at optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktioner samt at kunne registrere hvor lang tid besøgende er på hjemmesiden, og for at kunne vise dig relevant information.

Hjemlen til ovenstående behandlinger findes i persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra e.

2.4 Når du kommunikerer med os
Når du har spørgsmål eller kommunikerer med os i øvrig, indsamler vi oplysninger om dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvilken virksomhed du repræsenterer og dit spørgsmål. Formålet med behandlingen er, at svare på spørgsmål eller kunne kommunikere med dig i øvrigt for at yde dig den service, du ønsker.

Hjemlen til ovenstående behandlinger findes i persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra e.

2.5 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, pressemeddelelser og RePORTagen
Vi indsamler oplysninger om dit navn, din e-mailadresse, telefonnummer, hvilken virksomhed du repræsenterer, branche, dit samtykke samt dine interesser og præferencer, hvis du selv vælger at oplyse det. Formålet er at kunne sende nyhedsbreve til dig og i øvrigt at forfølge vores legitime interesser i at sende dig markedsføring.

Hjemlen til ovenstående behandlinger findes i persondataforordningens art. 6, stk. 1 litra e.

3. Modtagere af personoplysninger
Vi deler udelukkende dine personoplysninger med tredjeparter, når vi er forpligtet hertil i henhold til lov eller for at levere de ydelser, vi tilbyder via havnens hjemmeside.

Dine oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Disse virksomheder er databehandlere for havnen og behandler persondata efter vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med Aarhus Havn, og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vegne af Aarhus Havn.

To af disse databehandlere, Google Analytics v/Google LLC. er etableret i USA. Disse databehandlere behandler personoplysninger på vegne af havnen i relation til statistik i forbindelse med brugeres adfærd på hjemmesiden. Den fornødne garanti for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem databehandlerens certificering under EU-U.S. Privacy Shield, jfr. EU Persondataforordningens art. 45.

· Google LLC's certificering kan findes her: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI

4. Hvornår sletter vi dine personoplysninger
4.1 Når du færdes på havnens område – Videoovervågning og adgangskort
I forbindelse med havnens videoovervågning vil der kunne ske optagelser af personers adfærd og færden. Alle optagelser gemmes i op til 30 dage, hvorefter de slettes, medmindre der er sagligt grundlag for at opbevare dem længere. Optagelser gennemgås i tilfælde af ulykker samt ved konkret mistanke om ulovlig eller illoyal adfærd.

I forbindelse med adgangskort vil der ske logning af personers adfærd og færden via brug af adgangskort. Logs gemmes i op til 3 måneder hvorefter de slettes, medmindre der er er sagligt grundlag for at opbevare dem længere. Logs gennemgås i tilfælde af ulykker samt ved konkret mistanke om ulovlig eller illoyal adfærd.

Ved inaktive kort der ikke returneres, slettes log efter maksimalt 6 måneder.

4.2 Når du er kunde hos Aarhus Havn
Sletning af personoplysninger i relation til en kunde- eller samarbejdsrelation sker jf. regnskabsloven senest 5 år efter, at kunde- eller samarbejdsrelationen er ophørt og evt. mellemværende er afsluttet.

4.3 Når du besøger vores hjemmeside
Oplysninger indsamlet om din brug af vores hjemmeside, jf. pkt. 2.3, slettes senest, når du ikke har besøgt hjemmesiden i mere end 36 måneder.

4.4 Når du kommunikerer med os
Oplysninger indsamlet i forbindelse med din kommunikation med os, dine forespørgsler og anmodninger om information fra os, slettes, når de ikke længere er nødvendige for den pågældende behandling af din henvendelse.

4.5 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, pressemeddelelser og RePORTagen
Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til nyhedsbrevet slettes, når dit samtykke til nyhedsbrevet trækkes tilbage. Oplysningerne kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring.

5. Dine rettigheder
Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.

5.1 Indsigtsret
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der eventuelt måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til port@portofaarhus.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.

5.2 Retten til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.

5.3 Retten til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

5.3 Retten til at tilbagekalde samtykke
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger, herunder i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev.

5.4 Retten til at klage
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00 – eller via formular på Datatilsynets hjemmeside, som du finder her: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

6. Kontaktoplysninger
Hvis du har nogle spørgsmål eller bemærkninger til indeværende privatlivspolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte Aarhus Havn:

E-mail: port@portofaarhus.dk 
Telefon: +45 86 13 32 66.

6.1 Aarhus Havns Data Protection Officer er:
Advokat Maria Helbo Holck
Advokatpartnerselskabet Kirk, Larsen & Ascanius
H.C. Andersens Blvd. 45, 1553 København V
www.kirklarsen.dk
E-mail:mhh@kirklarsen.dk 
Telefon:  +45 76 11 54 43 

7. Ændringer i persondatapolitikken
Indeværende privatlivspolitik er opdateret maj 2020. Såfremt vi foretager ændringer i privatlivspolitikken, vil den nye version af privatlivspolitikken være tilgængelig på hjemmesiden.